A gestão visual é uma ferramenta absolutamente essencial no mundo do Lean e pode ser visto como o elo entre os dados e as pessoas. O gerenciamento visual usa dicas visuais instintivas para disponibilizar informações precisas e sucintas dentro de um local de trabalho, disponíveis a qualquer momento para aqueles que precisam conhecê-lo. 

 

Esta informação é resumida à sua forma mais básica para dar tudo o que você precisa saber e nada do que você não quer!

 

O que é gestão visual?

 

O gerenciamento visual é fundamentalmente tudo sobre comunicação. A gestão visual eficaz usa pistas visuais instintivas para comunicar informações importantes sobre um local de trabalho “de relance”. 

 

É uma maneira de comunicar toda e qualquer informação possível, mas você geralmente a encontrará como uma forma de exibir informações sobre expectativas, desempenho, padrões e avisos. 

 

A chave aqui é que, ao comunicar visualmente essa informação, não é necessária interpretação para entender. Isso significa que, independentemente de eu estar familiarizado com o local de trabalho ou não, eu deveria ser capaz de ver instantaneamente o estado atual do trabalho, navegar pela área ou acompanhar o desempenho da equipe em relação ao objetivo.

 

Todo o gerenciamento visual deve dar uma mensagem clara “de relance”, isso significa usar o visual de tal forma que todas as informações-chave nesse ambiente de trabalho sejam imediatamente compreensíveis, e é uma boa prática desafiar todas as sugestões visuais contra esse critério!

 

Essa medida diz às pessoas que ações precisam ser tomadas e o efeito que as ações que estão sendo tomadas estão tendo, por exemplo. Ela também destaca imediatamente qualquer situação que ocorra que comprometa o sucesso de uma operação, permitindo que seja consertada no tempo mínimo.

 

É absolutamente vital para liberar o potencial do Lean e tem o poder de impulsionar o desempenho e envolver e entusiasmar toda a equipe para obter melhores resultados. Além disso, é a chave para sustentar melhorias contínuas.

 

Por que devo usar a gestão visual?

 

O gerenciamento visual é o “criador” do Lean, o ingrediente vital que traz todo o esforço e despesas de iniciar um programa Lean para um resultado.

 

É o principal fator para alcançar o engajamento dos funcionários e tem o poder de criar a propriedade de metas e um entusiasmo pelo progresso que, de outra forma, estaria faltando. Não é uma forma de confronto, mas carrega uma autoridade amigável e incorpora a cultura da melhoria contínua em todos os cantos da empresa.

 

O gerenciamento visual também demonstra transparência e elimina a distância entre a gestão e outros níveis de trabalhadores. A informação não está oculta e toda a empresa está unida nos mesmos objetivos, alinhados em torno da organização visual compartilhada.

 

Os benefícios do gerenciamento visual normalmente se apresentam como:

 

  • O trabalho realmente acontece
  • Cria pensadores visuais
  • O ambiente de trabalho físico “fala”
  • Fornece segurança aprimorada
  • Alinhamento de toda a empresa
  • Unidade de ações

 

Existem seis categorias de gerenciamento visual que permitem aumentar o controle de padrões, desempenho e qualidade. Começa com a simples comunicação de fatos e trabalha usando controles visuais para evitar erros. As categorias são:

 

1. Para compartilhar informações

 

A primeira categoria de gerenciamento visual é compartilhar informações. Isso é algo que você verá regularmente nos locais de trabalho e um exemplo comum é um simples quadro de avisos.

 

Exemplos de gerenciamento visual que você encontra no quadro de avisos incluem gráficos que mostram resumos mensais de desempenho, resultados de pesquisas com clientes, conquistas de equipes importantes e talvez uma lista de sugestões da equipe.

 

Outro exemplo, e um que você pode usar em casa também, é o código de cores. O sistema mais comum é o sistema de semáforo onde o vermelho é um aviso, amarelo significa estar ciente e verde significa que tudo está bem. 

 

A principal coisa aqui é que todos devem entender quais informações estão sendo comunicadas pelas cores, sem ter que perguntar. As definições devem ser claras. Se eles tiverem que perguntar, não é gerenciamento visual, é apenas decoração.

 

2. Para compartilhar padrões

 

A ideia aqui é comunicar a informação, da mesma forma que acima, mas onde algo é feito regularmente e deve atender a um determinado padrão.

 

Imagine que você estivesse trabalhando em uma loja fictícia responsável por criar uma vitrine. O escritório central quer que os produtos sejam exibidas nas vitrines de todas as lojas, para cima e para baixo do país, para parecerem idênticas. Então ele envia instruções por escrito o modelo a ser feito, mas – e mais importante – fotografias ou desenhos de como deve ser. Neste caso, uma imagem realmente representa mil palavras.

 

3. Para construir padrões

 

O próximo passo lógico para o compartilhamento de padrões é tornar difícil desviar desses padrões. Fazemos isso em gerenciamento visual construindo nos padrões. Exemplos no trabalho podem incluir modelos que você poderia usar para criar documentos do Microsoft Word ou PowerPoint.

 

Outro exemplo comum é uma ferramenta de programação visual, que indica visualmente quais tarefas devem ser concluídas, quando, por quem e em que ordem. O benefício é que não há confusão sobre quais são as prioridades, e todos podem continuar seus trabalhos.

 

4. Para avisar sobre anormalidades

 

As ferramentas de gestão visual também são uma maneira realmente simples de indicar onde algo deve ir para todos, sem comunicação prévia. Elas também avisam quando algo está faltando, pois há uma sombra onde o item deveria estar.

 

Alguns exemplos incluem a luz de combustível em seu carro e o ícone de bateria fraca no seu telefone: ambos avisam sobre um problema que ocorrerá se uma ação imediata não for executada.

 

5. Para parar anormalidades, uma vez que elas ocorram

 

O gerenciamento visual pode ser usado onde ocorreu um erro, anormalidade ou problema para fornecer um aviso e impedir que o problema continue.

 

Eles podem ser manuais, como quando o caixa de verificação acende a luz acima do balcão para pedir ajuda de um superior. Ou eles podem ser automatizados, como uma luz vermelha piscando se o seu bilhete de trem não foi aceito quando você tenta entrar numa estação. Esse elemento de gerenciamento visual geralmente anda de mãos dadas com outras medidas de prova de erro.

 

6. Para evitar completamente as anormalidades

 

A categoria final de gerenciamento visual também pode ser considerada como etapas para a prova de erros, e alguns deles são tão simples que você se surpreenderá se nunca pensou neles. Essa etapa procura evitar que um problema ocorra, em vez de apenas fornecer informações ou um aviso de que uma pessoa deve agir.

 

Um exemplo são os banheiros sanitários de avião: a luz não acenderá no cubículo até que a porta seja trancada, forçando os usuários a trancar a porta e impedindo que outros passageiros abram a porta enquanto ela estiver ocupada. Tudo impedido por meio de uma luz.

 

Às vezes as soluções mais simples são as melhores. A metodologia ágil é uma delas. Quer se aprofundar nesse universo? Vem fazer o curso de mindset ágil em um fim de semana na Mastertech! 

 

Vamos entender como a metodologia ágil em contraponto com as estruturas convencionais de gestão de projetos pode ajudar a sublinhar vantagens e benefícios, como dividir por etapas partindo de uma visão macro, para então avançar em papéis, cerimônias, ferramentas e frameworks, e por fim chegar na comunicação dentro de um contexto ágil. Acesse aqui para saber mais.

 

Gestão visual de projetos: o que é e como utilizá-la?
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