A consulta e o engajamento das partes interessadas em um negócio geralmente seguem um processo reconhecido de três etapas: notificação, consulta e participação. O público tem o direito de se preocupar com o seu projeto, fazer perguntas sobre ele e até se opor a ele. Mas toda pessoa deve ter a informação correta para formar sua opinião.

 

A comunicação constante aumenta a compreensão, esclarece as preferências e os valores da comunidade e permite que a empresa entenda como as opiniões do público podem e devem conduzir decisões. No entanto, as organizações muitas vezes lutam com a comunicação com seus grupos de partes interessadas.

 

Fatores que influenciam negativamente a comunicação

 

Alguns fatores que influenciam negativamente a comunicação com os stakeholders são:

 

  1. Não entender como configurar um projeto de envolvimento de partes interessadas para que ele comunique efetivamente as intenções da organização

 

  1. Sofrer de uma falta de foco ao engajar as partes interessadas e não definindo os 5 W’s (quem, o que, quando, onde e por que)

 

  1. Ter a pessoa errada representando a organização. Pode ser alguém inexperiente ou sem facilidade para a comunicação

 

  1. Grupos de empresas e partes interessadas envolvendo vários representantes que mudam ao longo do tempo. Os relacionamentos se perdem e o histórico de comunicação ou os compromissos assumidos podem ser esquecidos.

 

5 dicas para uma estratégia de comunicação eficaz

1. Certifique-se de que todas as informações referentes ao seu projeto sejam apresentadas de forma transparente.

 

Quanto mais você compartilha um formato honesto, factual e fácil de compreender, maior a probabilidade de que as partes interessadas dediquem tempo para compreender suas intenções, o papel delas e como podem afetá-las.

 

2. Comunique-se com as partes interessadas da maneira que funciona melhor para elas.

 

Reconheça que cada pessoa ou comunidade é diferente e selecione o canal de comunicação mais adequado – e-mail, plataformas on-line, mídia social, telefone ou reuniões de grupo presenciais. As pessoas devem ter uma variedade de opções para se comunicar com você e fornecer sua opinião.

 

3. Não julgue o valor das partes interessadas, procure entender o motivo.

 

Manter uma atitude aberta e curiosa ajudará sua equipe a entender a história e as preocupações de seus stakeholders. Essa atitude aberta e curiosa ajudará os dois lados a alcançar soluções criativas para superar obstáculos, alinhando valores e interesses no processo.

 

4. Forneça feedback às partes interessadas sobre como seus interesses e problemas são tratados e resolvidos.

 

Acompanhe os compromissos feitos a eles e garanta que os membros da equipe do projeto coordenem os eventos de consulta, compartilhem informações e atribuam tarefas e ações de acompanhamento.

 

5. Mantenha um registro cuidadoso de todos os aspectos das comunicações ao longo do tempo.

 

Isso inclui reuniões, telefonemas, e-mails e compromissos assumidos. Mal-entendidos e atrasos podem ser evitados se você puder demonstrar facilmente o histórico de todos os aspectos da comunicação com seus stakeholders, o que é especialmente desafiador em projetos de vários anos, nos quais os representantes mudam com o tempo.

 

O valor da informação e como ela é rastreada e relatada é fundamental para o bom relacionamento com aquelas pessoas que ajudam sua empresa a funcionar. Gerar uma comunidade forte em torno de seu projeto vai te ajudar a manter as estruturas que são a base de todo seu processo durante esse novo ano.

 

5 maneiras eficientes de comunicação com stakeholders
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